9/2012
Zarządzenie nr 9 / 2012
Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki
z dnia 12 stycznia 2012 r.
w sprawie: zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Nowym Dworze Mazowieckim.
Na podstawie art. 33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001r., nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) oraz art. 68 ust. 2 pkt. 7 i art. 69 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2010r. nr 157 poz. 1240 z późn. zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1
1. Określa się zasady i tryb zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Nowym Dworze Mazowieckim.
2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:
1) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Nowym Dworze
Mazowieckim;
2) wydziałach – należy przez to rozumieć wydziały i pozostałe jednoosobowe i
wieloosobowe komórki organizacyjne Urzędu;
3) czynniku ryzyka – należy przez to rozumieć zdarzenie, działanie,
zaniechanie, które może spowodować wystąpienie ryzyka,
4) ryzyku – należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia
zdarzenia mającego negatywny wpływ na wykonanie zadań bądź osiąganie
celów,
5) wpływie ryzyka – należy przez to rozumieć skutki dla realizowanych zadań
i osiągania celów spowodowane przez zdarzenie,
6) prawdopodobieństwie wystąpienia ryzyka – należy przez to rozumieć
częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiem,
7) istotność ryzyka – należy przez to rozumieć iloczyn prawdopodobieństwa
wystąpienia danego ryzyka oraz jego wpływu ,
8) akceptowany poziom ryzyka – należy przez to rozumieć ustalony
w zarządzeniu poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane
podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku,
9) zarządzanie ryzykiem – należy przez to rozumieć proces identyfikacji, oceny
i przeciwdziałania ryzyku, proces ten obejmuje monitorowanie ryzyka
i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia,
10) osobach kierujących – należy przez to rozumieć naczelników wydziałów,
pracowników jednoosobowych stanowisk pracy lub koordynatorów
wieloosobowych stanowisk pracy, Skarbnika Miasta Nowy Dwór Mazowiecki,
11) koordynatorze zarządzania ryzykiem – należy przez to rozumieć Sekretarza
Miasta Nowy Dwór Mazowiecki, któremu Burmistrz Miasta Nowy Dwór
Mazowiecki powierzył koordynację zadań związanych z kontrolą zarządczą,
12) mechanizmach kontroli – należy przez to rozumieć wszystkie działania i procedury podejmowane lub ustanawiane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów, w tym zwłaszcza:
- dokumentację systemu kontroli zarządczej (procedury, instrukcje,
regulaminy, wytyczne itp.);
- dokumentowanie poszczególnych zdarzeń,
- zatwierdzanie operacji,
- podział obowiązków,
- nadzór,
- rejestrowanie istotnych odstępstw od zasad zapisanych w procedurach,
instrukcjach, regulaminach itp.
- ograniczanie dostępu do zasobów materialnych, finansowych i
informacyjnych.
§ 2
1. Celem zarządzania ryzykiem w Urzędzie jest:
1) usprawnienie procesu planowania,
2) zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów,
3) zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli wewnętrznej,
4) zapewnienie kierownictwu Urzędu wczesnej informacji o zagrożeniach dla
realizacji wyznaczonych celów i zadań.
2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się według zasad:
1) integracji z procesem planowania,
2) powiązania z celami i zadaniami Urzędu,
3) przypisania odpowiedzialności,
4) proporcjonalności działań przeciwdziałających ryzyku do jego istotności.
§ 3
Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:
1) monitorowanie realizacji zadań,
2) identyfikację i ocenę ryzyka oraz odniesienie go do akceptowalnego poziomu
ryzyka,
3) ustalenie metody przeciwdziałaniu ryzyku,
4) przeciwdziałanie ryzyku,
5) monitorowanie procesu zarządzania ryzykiem i dokonywanie zmian.
§ 4
1. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonuje się raz w roku w terminie do 30 listopada.
2. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonują osoby kierujące.
§ 5
1. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego poszczególnym celom i zadaniom Urzędu oraz realizacji budżetu Miasta Nowy Dwór Mazowiecki.
2. Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować:
1) cele i zadania realizowane przez Urząd,
2) cele i zadania realizowane przez jednostki organizacyjne Miasta Nowy Dwór
Mazowiecki,
3) realizację budżetu Miasta Nowy Dwór Mazowiecki,
4) zagrożenia związane z:
- osiąganiem celów i realizowaniem zadań Urzędu,
- realizacją celów i zadań jednostek organizacyjnych Miasta Nowy Dwór
Mazowiecki,
- realizacja budżetu Miasta Nowy Dwór Mazowiecki, wraz z ich wewnętrznymi
i zewnętrznymi przyczynami oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń.
3. Podczas identyfikacji ryzyka stosowana jest kategoryzacja ryzyka.
4. Ustala się następujące kategorie (obszary) ryzyka:
1) ryzyko finansowe,
2) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich,
3) ryzyko działalności,
4) ryzyko zewnętrzne.
5. Przykłady ryzyka występującego w ramach poszczególnych kategorii (obszarów) określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.
§ 6
1. Ocena ryzyka polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, a następnie ustaleniu jego istotności według zasad określonych w § 7.
2. Określenie wpływu ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków (zagrożenia) jakie będzie miało, dla realizacji zadania, osiągnięcia celu i realizacji budżetu Miasta Nowy Dwór Mazowiecki, wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem. Do określenia wpływu używana jest następująca skala ocen:
- wysoki – 3 punkty,
- średni – 2 punkty,
- niski – 1 punkt.
3. Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na określeniu możliwości wystąpienia danego zdarzenia objętego ryzykiem. Do określenia prawdopodobieństwa stosowana jest następująca skala ocen:
- wysokie – 3 punkty,
- średnie – 2 punkty,
- niskie – 1 punkt.
4. Podczas określenia wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka stosowane są zasady zawarte w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.
§ 7
1. W oparciu o dokonaną ocenę wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka wskazany w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.
2. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka:
1) ryzyko poważne tj. ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływ na organizację wynosi 6-9 punktów,
2) ryzyko umiarkowane tj. ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływ na organizację wynosi 3-4 punkty,
3) ryzyko nieznaczne tj. ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływ na organizację wynosi 1-2 punkty.
§ 8
1. Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko nieznaczne. Ryzyka umiarkowane i poważne przekraczają akceptowalny poziom ryzyka.
2. Ryzyko przekraczające akceptowany poziom ryzyka wymaga ustalenia i podjęcia działań ograniczających je do poziomu akceptowanego poprzez zmniejszenie wpływu lub prawdopodobieństwa wystąpienia (przeciwdziałania ryzyku).
3. W przypadku ryzyka akceptowanego można podjąć działania ograniczające, jeżeli koszty tych działań nie przekroczą uzyskanych z tego tytułu efektów.
§ 9
1. Metodami reakcji na wystąpienie ryzyka są:
1) przeciwdziałanie ryzyku – poprzez stosowanie mechanizmów kontroli,
2) przeniesienie ryzyka – poprzez przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu (np. w drodze ubezpieczenia),
3) przesunięcie w czasie.
2. W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować:
1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń,
2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka,
3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów lub zadań.
§ 10
1. Na podstawie dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku, osoby kierujące wypełniają „Arkusze identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyka”, zwane dalej „Arkuszami”, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia.
2. Odnotowania w Arkuszach wymagają wszystkie zidentyfikowane ryzyka, natomiast dla ryzyka przekraczającego akceptowany poziom (ryzyka poważne i umiarkowane) należy podać planowane metody ograniczenia do poziomu akceptowalnego.
3. Arkusze przedkładane są koordynatorowi zarządzania ryzykiem w terminie do 30 listopada każdego roku.
4. Arkusze podlegają zatwierdzeniu przez koordynatora zarządzania ryzykiem.
5. Koordynator zarządzania ryzykiem w terminie do 15 grudnia każdego roku sporządza zbiorczy raport identyfikacji ryzyk przekraczających akceptowany poziom ryzyka (ryzyko poważne i umiarkowane) oraz planowane metody ograniczenia go do akceptowanego poziomu i przedstawia go, wraz z kopią zatwierdzonych Arkuszy, Burmistrzowi Miasta Nowy Dwór Mazowiecki oraz do wiadomości Audytorowi Wewnętrznemu w Urzędzie.
§ 11
Osoby kierujące zapewniają stosowanie metod przeciwdziałania ryzyku określonych w Arkuszach, a w razie zaistniałej potrzeby przygotowują projekty stosownych aktów wewnętrznych określających mechanizmy kontroli i przedstawiają Burmistrzowi Miasta Nowy Dwór Mazowiecki w celu akceptacji i wprowadzenia do stosowania.
§ 12
1. Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowalnego poziomu są na bieżąco oceniane (monitorowane) przez osoby kierujące w ramach bieżącego wykonywania obowiązków służbowych, w szczególności w trakcie narad.
2. Niezależnie od czynności, o których mowa w ust. 1 osoby kierujące w terminie do 31 maja każdego roku przekazują koordynatorowi zarządzania ryzykiem informację o skuteczności metod przeciwdziałania ryzyku za okres półroczny.
3. Efektywność zarządzania ryzykiem oraz system kontroli wewnętrznej podlega niezależnej i obiektywnej ocenie przez Audytora Wewnętrznego.
4. Wyniki oceny, o której mowa w ust. 1 i 2 wykorzystywane są do poprawy efektywności zarządzania ryzykiem oraz usprawnienia kontroli zarządczej.
§ 13
W 2012r. identyfikacji i oceny kluczowych ryzyk oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku nieakceptowalnemu osoby kierujące dokonują w terminie do 31 maja, a następnie powtarzają w terminie wynikającym z § 4 ust. 1.
§ 14
Wykonanie zarządzenia powierza się koordynatorowi zarządzania ryzykiem i naczelnikom wydziałów.
§ 15
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Burmistrz
/-/ Jacek Kowalski
Wytworzył:
Udostępnił:
Kordulewska Martyna
(2012-02-20 16:28:40)
Ostatnio
zmodyfikował:
Kordulewska Martyna
(2012-02-20 16:33:39)
