9/2012

 

 

 

 

Na podstawie art. 33 ust.3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001r., nr 142 poz. 1591 z późn. zm.) oraz art. 68 ust. 2 pkt. 7 i art. 69 ust. 1 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2010r. nr 157 poz. 1240 z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 

 

§ 1

 

1. Określa się zasady i tryb zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Nowym Dworze Mazowieckim.

 

2. Ilekroć w niniejszym zarządzeniu jest mowa o:

     1)  Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Nowym Dworze

          Mazowieckim;

     2)  wydziałach – należy przez to rozumieć wydziały i pozostałe jednoosobowe i

          wieloosobowe komórki organizacyjne Urzędu;

     3)  czynniku ryzyka – należy przez to rozumieć zdarzenie, działanie,

          zaniechanie, które może spowodować wystąpienie ryzyka,

     4)  ryzyku – należy przez to rozumieć prawdopodobieństwo wystąpienia

          zdarzenia mającego negatywny wpływ na wykonanie zadań bądź osiąganie

          celów,

     5)  wpływie ryzyka – należy przez to rozumieć skutki dla realizowanych zadań

          i osiągania celów spowodowane przez zdarzenie,

     6)  prawdopodobieństwie wystąpienia ryzyka – należy przez to rozumieć 

          częstotliwość występowania zdarzenia objętego ryzykiem,

     7)  istotność ryzyka – należy przez to rozumieć iloczyn prawdopodobieństwa

          wystąpienia danego ryzyka oraz jego wpływu ,

     8)  akceptowany poziom ryzyka – należy przez to rozumieć ustalony

          w zarządzeniu poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane

          podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku,

     9)  zarządzanie ryzykiem – należy przez to rozumieć proces identyfikacji, oceny

          i przeciwdziałania ryzyku, proces ten obejmuje monitorowanie ryzyka

          i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia,

   10)  osobach kierujących – należy przez to rozumieć naczelników wydziałów, 

          pracowników jednoosobowych stanowisk pracy lub koordynatorów 

          wieloosobowych stanowisk pracy, Skarbnika Miasta Nowy Dwór Mazowiecki,      

11) koordynatorze zarządzania ryzykiem – należy przez to rozumieć Sekretarza

          Miasta Nowy Dwór Mazowiecki, któremu Burmistrz Miasta Nowy Dwór

          Mazowiecki powierzył koordynację zadań związanych z kontrolą zarządczą,

12)  mechanizmach kontroli  – należy przez to rozumieć wszystkie działania i procedury podejmowane lub ustanawiane w celu zwiększenia prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów, w tym zwłaszcza:

           - dokumentację systemu kontroli zarządczej (procedury, instrukcje, 

              regulaminy, wytyczne itp.);

           - dokumentowanie poszczególnych zdarzeń,

           - zatwierdzanie operacji,

           - podział obowiązków,

           - nadzór,

           - rejestrowanie istotnych odstępstw od zasad zapisanych w procedurach,

             instrukcjach, regulaminach itp.

           - ograniczanie dostępu do zasobów materialnych, finansowych i

             informacyjnych.

 

§ 2

 

1. Celem zarządzania ryzykiem w Urzędzie jest:

     1)  usprawnienie procesu planowania,

     2)  zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów,

     3)  zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli wewnętrznej,

     4)  zapewnienie kierownictwu Urzędu wczesnej informacji o zagrożeniach dla

          realizacji wyznaczonych celów i zadań.

 

2. Zarządzanie ryzykiem odbywa się według zasad:

     1)  integracji z procesem planowania,

     2)  powiązania z celami i zadaniami Urzędu,

     3)  przypisania odpowiedzialności,

     4)  proporcjonalności działań przeciwdziałających ryzyku do jego istotności.

 

§ 3

 

Proces zarządzania ryzykiem obejmuje:

1)  monitorowanie realizacji zadań,

2)  identyfikację i ocenę ryzyka oraz odniesienie go do akceptowalnego poziomu

     ryzyka,

3)  ustalenie metody przeciwdziałaniu ryzyku,

4)  przeciwdziałanie ryzyku,

5)  monitorowanie procesu zarządzania ryzykiem i dokonywanie zmian.

 

§ 4

 

1. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonuje się raz w roku w terminie do 30 listopada.

 

2. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonują osoby kierujące.

 

§ 5

 

1. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego poszczególnym celom i zadaniom Urzędu oraz realizacji budżetu Miasta Nowy Dwór Mazowiecki.

 

2. Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować:

     1)  cele i zadania realizowane przez Urząd,

     2)  cele i zadania realizowane przez jednostki organizacyjne Miasta Nowy Dwór 

          Mazowiecki,

     3)  realizację budżetu Miasta Nowy Dwór Mazowiecki,

     4)  zagrożenia związane z:

          - osiąganiem celów i realizowaniem zadań Urzędu,

          - realizacją celów i zadań jednostek organizacyjnych Miasta Nowy Dwór

            Mazowiecki,

          - realizacja budżetu Miasta Nowy Dwór Mazowiecki, wraz z ich wewnętrznymi

          i zewnętrznymi przyczynami oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń.

          

 

3. Podczas identyfikacji ryzyka stosowana jest kategoryzacja ryzyka.

 

4. Ustala się następujące kategorie (obszary) ryzyka:

     1)  ryzyko finansowe,

     2)  ryzyko dotyczące zasobów ludzkich,

     3)  ryzyko działalności,

     4)  ryzyko zewnętrzne.

 

5. Przykłady ryzyka występującego w ramach poszczególnych kategorii (obszarów) określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 6

 

1. Ocena ryzyka polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, a następnie ustaleniu jego istotności według zasad określonych w § 7.

 

2. Określenie wpływu ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków (zagrożenia) jakie będzie miało, dla realizacji zadania, osiągnięcia celu i realizacji budżetu Miasta Nowy Dwór Mazowiecki, wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem. Do określenia wpływu używana jest następująca skala ocen: 

- wysoki             – 3 punkty,

- średni              – 2 punkty, 

- niski                 – 1 punkt.

 

3. Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na określeniu możliwości wystąpienia danego zdarzenia objętego ryzykiem. Do określenia prawdopodobieństwa stosowana jest następująca skala ocen: 

      - wysokie             – 3 punkty,

      - średnie              – 2 punkty, 

      - niskie                 – 1 punkt.

 

4. Podczas określenia wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka stosowane są zasady zawarte w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.

 

§ 7

 

1. W oparciu o dokonaną ocenę wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka wskazany w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia.

 

2. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka:

     1)  ryzyko poważne tj. ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływ na organizację wynosi 6-9 punktów,

     2)  ryzyko umiarkowane tj. ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływ na organizację wynosi 3-4 punkty,

     3)  ryzyko nieznaczne tj. ryzyko, którego iloczyn prawdopodobieństwa wystąpienia danego zdarzenia oraz jego wpływ na organizację wynosi 1-2 punkty.

 

§ 8

 

1. Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko nieznaczne. Ryzyka umiarkowane i poważne przekraczają akceptowalny poziom ryzyka.

 

2. Ryzyko przekraczające akceptowany poziom ryzyka wymaga ustalenia i podjęcia działań ograniczających je do poziomu akceptowanego poprzez zmniejszenie wpływu lub prawdopodobieństwa wystąpienia (przeciwdziałania ryzyku).

 

3. W przypadku ryzyka akceptowanego można podjąć działania ograniczające, jeżeli koszty tych działań nie przekroczą uzyskanych z tego tytułu efektów.

 

§ 9

 

1. Metodami reakcji na wystąpienie ryzyka są:

     1)  przeciwdziałanie ryzyku – poprzez stosowanie mechanizmów kontroli,

     2)  przeniesienie ryzyka – poprzez przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu (np. w drodze ubezpieczenia),

     3)  przesunięcie w czasie.

 

2. W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować:

     1)  przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń,

     2)  istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka,

     3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów lub zadań.

 

§ 10

 

1. Na podstawie dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku, osoby kierujące wypełniają „Arkusze identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyka”, zwane dalej „Arkuszami”, według wzoru określonego w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia.

 

2. Odnotowania w Arkuszach wymagają wszystkie zidentyfikowane ryzyka, natomiast dla ryzyka przekraczającego akceptowany poziom  (ryzyka poważne i umiarkowane) należy podać planowane metody ograniczenia do poziomu akceptowalnego.

 

3. Arkusze przedkładane są koordynatorowi zarządzania ryzykiem w terminie do 30 listopada każdego roku.

 

4. Arkusze podlegają zatwierdzeniu przez koordynatora zarządzania ryzykiem.  

 

5. Koordynator zarządzania ryzykiem w terminie do 15 grudnia każdego roku sporządza zbiorczy raport identyfikacji ryzyk przekraczających akceptowany poziom ryzyka (ryzyko poważne i umiarkowane) oraz planowane metody ograniczenia go do akceptowanego poziomu i przedstawia go, wraz z kopią zatwierdzonych Arkuszy, Burmistrzowi Miasta Nowy Dwór Mazowiecki oraz do wiadomości Audytorowi Wewnętrznemu w Urzędzie.

 

§ 11

 

Osoby kierujące zapewniają stosowanie metod przeciwdziałania ryzyku określonych w Arkuszach, a w razie zaistniałej potrzeby przygotowują projekty stosownych aktów wewnętrznych określających mechanizmy kontroli i przedstawiają Burmistrzowi Miasta Nowy Dwór Mazowiecki w celu akceptacji i wprowadzenia do stosowania.

 

§ 12

 

1. Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowalnego poziomu są na bieżąco oceniane (monitorowane) przez osoby kierujące w ramach bieżącego wykonywania obowiązków służbowych, w szczególności w trakcie narad.

 

2. Niezależnie od czynności, o których mowa w ust. 1 osoby kierujące w terminie do 31 maja każdego roku przekazują koordynatorowi zarządzania ryzykiem informację o skuteczności metod przeciwdziałania ryzyku za okres półroczny.

 

3. Efektywność zarządzania ryzykiem oraz system kontroli wewnętrznej podlega niezależnej i obiektywnej ocenie przez Audytora Wewnętrznego.

 

4. Wyniki oceny, o której mowa w ust. 1 i 2 wykorzystywane są do poprawy efektywności zarządzania ryzykiem oraz usprawnienia kontroli zarządczej.

 

 

§ 13

 

W 2012r. identyfikacji i oceny kluczowych ryzyk oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku nieakceptowalnemu osoby kierujące dokonują w terminie do 31 maja, a następnie powtarzają w terminie wynikającym z § 4 ust. 1.

 

§ 14

 

Wykonanie zarządzenia powierza się koordynatorowi zarządzania ryzykiem i naczelnikom wydziałów.

 

§ 15

 

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Burmistrz 

/-/ Jacek Kowalski