173/08
Z A R Z Ą D Z E N I E NR 173/2008
Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki
z dnia 22 października 2008 r.
w sprawie: wprowadzenia Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych
Na podstawie art. 30 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (j.t. Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz.1591 ze zm.) zarządzam:
§ 1
Wprowadza się do stosowania w Urzędzie Miejskim w Nowym Dworze Mazowieckim Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych – w brzmieniu załącznika do niniejszego Zarządzenia.
§ 2
Traci moc Zarządzenie nr 109/2008 Burmistrza Miasta Nowy Dwór Mazowiecki z dnia 20 czerwca 2008 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych.
§ 3
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 24 października 2008 r.
Burmistrz Miasta
Jacek Kowalski
REGULAMIN UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
§ 1
1. Regulamin normuje zasady udzielania zamówień publicznych przez Gminę Nowy Dwór Mazowiecki.
2. Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) regulaminie – należy przez to rozumieć niniejszy regulamin;
2) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych (j.t. Dz. U. z 2007r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.);
3) Mieście – należy przez to rozumieć Gminę Nowy Dwór Mazowiecki;
4) Burmistrzu – należy przez to rozumieć Burmistrza Miasta – Kierownika Zamawiającego w rozumieniu ustawy lub osobę działającą na podstawie upoważnienia Burmistrza, której powierzono wykonywanie w imieniu Burmistrza czynności w postępowaniu oraz czynności związanych z przygotowaniem postępowania;
5) zamówieniu – należy przez to rozumieć zamówienie publiczne, czyli umowę odpłatną, zawieraną w oparciu o przepisy ustawy między Miastem a wykonawcą, której przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane;
6) postępowaniu – należy przez to rozumieć postępowanie o udzielenie zamówienia;
7) wykonawcy – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia;
8) Jednostce Merytorycznej – należy przez to rozumieć właściwą dla specyfiki przedmiotu zamówienia komórkę organizacyjną (Wydział Urzędu lub jednostkę równorzędną Wydziałom) lub samodzielne stanowisko odpowiedzialne za realizację przedmiotu zamówienia;
9) Naczelniku – należy przez to rozumieć Naczelnika oraz osobę na Samodzielnym Stanowisku w rozumieniu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Nowym Dworze Mazowieckim ustalonego odrębnym Zarządzeniem Burmistrza.
§ 2
1. Postępowania, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14.000 Euro, prowadzone są przez Wydział Zamówień Publicznych.
2. Zasady wydatkowania w Urzędzie Miejskim w Nowym Dworze Mazowieckim środków publicznych dla zamówień, do których na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy, ustawy tej nie stosuje się, normuje Regulamin udzielania zamówień o wartości nieprzekraczającej 14.000 Euro, ustalony odrębnym Zarządzeniem Burmistrza.
3. Wydział Zamówień Publicznych prowadzi w formie elektronicznej rejestr postępowań. Wzór rejestru postępowań stanowi załącznik nr 1 do regulaminu.
§ 3
1. Naczelnik Jednostki Merytorycznej kieruje do Wydziału Zamówień Publicznych wniosek o przygotowanie i przeprowadzenie postępowania. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do regulaminu.
2. Naczelnik Jednostki Merytorycznej wskazuje imiennie we wniosku co najmniej jednego pracownika swojej jednostki, który będzie uczestniczył w pracach komisji przetargowej powołanej w celu przygotowania i przeprowadzenia postępowania.
3. Wniosek o przygotowanie i przeprowadzenie postępowania, który jest niekompletny lub zawierający błędy, Wydział Zamówień Publicznych zwraca Jednostce Merytorycznej celem jego uzupełnienia.
§ 4
1. Do obowiązków Jednostki Merytorycznej przed skierowaniem do Wydziału Zamówień Publicznych wniosku o przygotowanie i przeprowadzenie postępowania należy w szczególności:
1) opracowanie opisu przedmiotu zamówienia wraz ze wskazaniem, czy przewidziany jest podział zamówienia na części;
2) opracowanie propozycji opisu sposobu przedstawienia oferty wariantowej oraz minimalnych warunków jakim musi ona odpowiadać – w przypadku, gdy Jednostka Merytoryczna dopuszcza możliwość złożenia przez Wykonawcę oferty przewidującej odmienny niż określony przez Jednostkę Merytoryczną sposób wykonania zamówienia (złożenie oferty wariantowej);
3) ustalenie, jakie dokumenty, wykonawcy będą zobowiązani złożyć na potwierdzenie spełniania przez oferowane dostawy, usługi lub roboty budowlane wymagań określonych przez Jednostkę Merytoryczną, odnoszących się do przedmiotu zamówienia;
4) oszacowanie wartości zamówienia w sposób zgodny z regulacją art. 32-35 ustawy, wskazanie podstawy oszacowania oraz osoby, która tego szacunku dokonała, a w przypadku, gdy przewidziany jest podział zamówienia na części – wskazanie wartości każdej z części;
5) ustalenie źródła finansowania (wskazanie pozycji w budżecie Miasta);
6) uzyskanie zapewnienia Skarbnika Miasta lub osoby przez niego upoważnionej, że w budżecie Miasta (dla inwestycji wieloletnich – w budżecie Miasta i Wieloletnim Programie Inwestycyjnym) zostały zarezerwowane odpowiednie środki finansowe na realizację zamówienia;
7) dokonanie rozpoznania rynku potencjalnych wykonawców (analiza rynku) oraz wskazanie, w liczbie określonej w ustawie, tych wykonawców, którzy zostaną zaproszeni do negocjacji lub do złożenia oferty wraz z podaniem kryteriów ich wyboru – w przypadku, gdy Jednostka Merytoryczna planuje przeprowadzić postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia, zamówienia z wolnej ręki lub zapytania o cenę;
8) opracowanie propozycji treści istotnych dla stron postanowień, które zostaną wprowadzone do treści umowy, ogólnych warunków umowy albo wzoru umowy;
9) opracowanie propozycji określenia warunków udziału w postępowaniu, które będą musieli spełnić wykonawcy ubiegający się o udzielenie zamówienia;
10) opracowanie propozycji określenia kryteriów oceny ofert i ich znaczenia;
11) ustalenie, czy planowane jest zebranie wykonawców w trybie art. 38 ust. 3 ustawy;
12) w przypadku dostaw lub usług: ustalenie dotychczasowego sposobu realizacji zamówień o takim samym przedmiocie zamówienia oraz wskazanie umowy, na podstawie której wykonane było ostatnie takie zamówienie;
13) dokonanie innych niezbędnych dla realizacji zamówienia ustaleń i czynności, w szczególności uzyskanie niezbędnych decyzji administracyjnych, jeżeli są wymagane ustawą, umożliwiających przygotowanie i przeprowadzenie postępowania, a także zawarcie ważnej umowy.
2. Opis przedmiot zamówienia, sporządzony w oparciu o regulację art. 29-31 ustawy, musi obejmować w szczególności:
1) wskazanie rodzaju zamówienia: dostawa, usługa, robota budowlana;
2) termin realizacji zamówienia, ze wskazaniem, czy jest on terminem wymaganym czy pożądanym;
3) szczegółowy opis przedmiotu zamówienia spełniający wymogi określone we właściwych dla przedmiotu zamówienia przepisach – należy podać w szczególności cechy techniczne i jakościowe określone odpowiednio dla rodzaju zamówienia:
a) dla dostaw – ilość i rodzaj towaru wraz jego dokładną specyfikacją, miejsce i warunki dostarczenia oraz sposób dostarczenia (jednorazowo, sukcesywnie według bieżących potrzeb, według określonych etapów);
b) dla usług – szczegółowy opis sposobu świadczenia, wszelkie czynności, jakie mają być wykonane w ramach zamówienia;
c) dla robót budowlanych – w przypadku:
? gdy przedmiotem zamówienia jest wykonanie robót budowlanych – dokumentacja projektowa oraz specyfikacja techniczna wykonania i odbioru robót budowlanych,
? gdy przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie i wykonanie robót budowlanych – program funkcjonalno-użytkowy.
Dokumenty te muszą odpowiadać zakresem i formą wymaganiom określonym w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw budownictwa, gospodarki przestrzennej i mieszkaniowej wydanym na podstawie art. 31 ust. 4 ustawy.
4) informację o przewidywanych zamówieniach uzupełniających, o których mowa w art. 67 ust. 1 pkt 6 i 7 ustawy, jeżeli Jednostka Merytoryczna przewiduje udzielenie takich zamówień;
3. Jednostka Merytoryczna załącza do wniosku opis przedmiotu zamówienia zapisany w formie elektronicznej w plikach o formacie ogólnodostępnym na nośniku magnetycznym lub optycznym. W innym przypadku jest odpowiedzialny za dostarczenie komisji przetargowej w toku postępowania odpowiedniej liczby pisemnych kopii tego opisu.
4. W przypadku, gdy zamówienie obejmuje:
1) równocześnie dostawy oraz usługi albo roboty budowlane oraz usługi – Jednostka Merytoryczna jest zobowiązana wskazać wartościowy udział każdego z nich w danym zamówieniu,
2) równocześnie:
a) dostawy oraz rozmieszczenie lub instalację dostarczonej rzeczy lub innego dobra albo,
b) roboty budowlane oraz dostawy niezbędne do ich wykonania albo,
c) usługi oraz roboty budowlane niezbędne do wykonania usług.
– Jednostka Merytoryczna jest zobowiązana wskazać wyraźnie na taką okoliczność.
5. W przypadku, gdy nie można opisać przedmiotu zamówienia za pomocą dostatecznie dokładnych określeń oraz jest to uzasadnione jego specyfiką, przedmiot zamówienia można opisać przez wskazanie znaków towarowych, patentów lub pochodzenia, a wskazaniu takiemu towarzyszyć muszą wyrazy "lub równoważny". W takim przypadku Jednostka Merytoryczna jest zobowiązana wyraźnie wskazać, gdzie w opisie przedmiotu zamówienia wskazane zostały znaki towarowe, patenty lub pochodzenie oraz dokładnie określić parametry techniczne lub jakościowe stanowiące o równoważności parametrom przedmiotu zamówienia opisanym za pomocą znaków towarowych, patentów lub pochodzenia.
6. W przypadku, gdy przedmiot zamówienia opisano za pomocą norm, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów odniesienia, o których mowa w art. 30 ust. 1-3 ustawy, Jednostka Merytoryczna jest zobowiązana sporządzić listę użytych w opisie przedmiotu zamówienia norm, aprobat, specyfikacji technicznych i systemów odniesienia oraz wyraźnie wskazać gdzie w opisie przedmiotu zamówienia zostały one użyte.
7. W przypadku, gdy specyfika przedmiotu zamówienia tego wymaga, Jednostka Merytoryczna może zastrzec, że część lub całość zamówienia nie może być powierzona podwykonawcom. Zastrzeżenie to musi zawierać uzasadnienie.
§ 5
1. Działając w oparciu o kompletny, podpisany przez Naczelnika Jednostki Merytorycznej wniosek o przygotowanie i przeprowadzenie postępowania, Naczelnik Wydziału Zamówień Publicznych przedstawia Burmistrzowi projekt treści zarządzenia powołującego komisję przetargową, która przygotuje i przeprowadzi postępowanie.
2. Niezwłocznie po powołaniu komisji przetargowej pracownik Wydziału Zamówień Publicznych wpisuje postępowanie do rejestru postępowań.
3. Komisje przetargowe pracują w oparciu o Regulamin pracy komisji przetargowej ustalony odrębnym Zarządzeniem Burmistrza.
§ 6
Jednostka Merytoryczna jest zobowiązana do ścisłej współpracy z komisją przetargową, w szczególności do udzielania wyjaśnień dotyczących dokumentów załączonych do wniosku o przygotowanie i przeprowadzenie postępowania.
§ 7
1. Nadzór nad realizacją umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania oraz nad zmianami przez Wykonawcę formy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, a także ewentualnymi zmianami okresu na jaki jest ono wnoszone, sprawuje Jednostka Merytoryczna.
2. Jednostka Merytoryczna, przed przedłożeniem Burmistrzowi do podpisu aneksu do umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania, jest zobowiązana uzyskać na projekcie tego aneksu pisemną akceptację Wydziału Zamówień Publicznych na wprowadzenie zmian w postanowieniach tej umowy, a następnie pisemną akceptację prawnika kancelarii radców prawnych prowadzącej obsługę prawną Urzędu Miejskiego oraz kontrasygnatę Skarbnika Miasta.
Jednostka Merytoryczna przekazuje Skarbnikowi Miasta informację o zaistnieniu przesłanki zwrotu zabezpieczenia należytego wykonania umowy oraz terminie jego zwrotu.
Burmistrz Miasta
Jacek Kowalski
