Biuletyn Informacji Publicznej
Urzędu Miejskiego w Nowym Dworze Mazowieckim

Wydział Organizacji Urzędu

Podstawowy zakres działania Wydziału Organizacji Urzędu to:

1. obsługa Burmistrza, poprzez prowadzenie czynności kancelaryjno – technicznych oraz zarządzanie czasem Kierownictwa – prowadzenie kalendarza; 
2. organizowanie narad i spotkań prowadzonych przez Kierownictwo Urzędu; 
3. realizacja zadań związanych ze sprawnym obiegiem dokumentów i informacji między Wydziałem a klientem wewnętrznym i zewnętrznym oraz Kierownictwem Urzędu;  
4. przyjmowanie interesantów, pracowników Urzędu, gości i przedstawicieli prasy oraz udzielanie im informacji; 
5. opracowywanie comiesięcznych informacji z pracy Burmistrza dla potrzeb Rady lub innych organów; 
6. tworzenie dobrej atmosfery i wizerunku przyjaznego Urzędu; 
7. dbanie o funkcjonalność, porządek i estetykę Urzędu; 
8. prowadzenie Punktu Obsługi Interesanta, w tym:  zarządzanie systemem elektronicznego zarządzania dokumentami (EDICTA), bieżące ewidencjonowanie korespondencji wpływającej, zapewnienie bieżącej wysyłki korespondencji urzędowej,  obsługa centrali telefonicznej, dostarczanie i odbiór korespondencji oraz przesyłek niestandardowych (w tym dokumentów aplikacyjnych, dot. projektów zewnętrznych, przetargowych) do instytucji na terenie oraz poza teren Miasta;  
9. nadzór nad prowadzeniem rejestrów wyjść pracowników w godzinach pracy;  
10. gromadzenie i prowadzenie dokumentacji jednoosobowych spółek gminnych oraz spółek z udziałem majątku Miasta;  
11. prowadzenie rejestru jednostek organizacyjnych;  
12. prowadzenie rejestru wniosków zewnętrznych do budżetu Miasta;  
13. prowadzenie ewidencji kluczy wydawanych w Urzędzie, gospodarowanie i zarządzanie kluczami wydawanymi/używanymi w Urzędzie;
14. prowadzenie rejestru pieczęci i stempli używanych przez pracowników Urzędu zgodnie z ich stanowiskami służbowymi, w tym:  zamawianie pieczęci i stempli,  likwidacja nieaktualnych i uszkodzonych pieczęci i stempli;  
15. zarządzanie tablicami ogłoszeniowymi, zlokalizowanymi na terenie budynku Urzędu;  
16. prowadzenie ewidencji wydawnictw fachowych zakupionych na potrzeby Urzędu;
17. prowadzenie ewidencji inwentarzowej majątku Urzędu (zakupionego przez Wydział OR) oraz likwidacja majątku wycofanego z użycia;  
18. zapewnienie bieżącego funkcjonowania Urzędu w zakresie dostawy energii elektrycznej, energii cieplnej, dostawy wody oraz odprowadzania ścieków i wywozu śmieci, w tym rozliczanie kosztów mediów i monitorowanie ich zużycia;
19. zabezpieczenie potrzeb Urzędu w zakresie jego wyposażenia w urządzenia techniczne, materiały, meble i sprzęt biurowy, leki i artykuły medyczne, podstawowe akty prawne, prasę, publikacje fachowe oraz potrzebne wydawnictwa akcydensowe;
20. zabezpieczenie potrzeb Urzędu w zakresie jego wyposażenia w niezbędną ilość materiałów eksploatacyjnych do sprzętu komputerowego;  
21. zapewnienie bieżącego funkcjonowania Urzędu w zakresie usług telekomunikacyjnych, w tym telefonii stacjonarnej, komórkowej w zakresie umów i płatności;
22. prowadzenie gospodarki materiałowo-magazynowej Wydziału (w tym: zakup materiałów biurowych i prowadzenie ich ewidencji, wydawanie materiałów pracownikom);
23. zabezpieczenie Urzędu Stanu Cywilnego i Wydziału Spraw Obywatelskich w druki ścisłego zarachowania i prowadzenie ich ewidencji oraz obsługa umów informatycznych na zadania zlecone;  
24. sprawowanie zarządu nad budynkiem Urzędu oraz posesją wokół niego, w tym: prowadzenie książki obiektu budowlanego, koordynacja przeglądów stanu technicznego budynku i instalacji,  prowadzenie bieżących drobnych napraw i konserwacji,  sprawowanie nadzoru nad powierzchniami użyczonymi oraz przygotowywanie i zawieranie umów użyczenia powierzchni w budynku Urzędu Miejskiego z firmami zewnętrznymi;  
25. przeprowadzanie remontów i modernizacji w budynku Urzędu do kwoty 130 000 zł, w tym:  przygotowywanie zleceń, umów, protokołów odbioru, itp., wybór wykonawców,  stały nadzór nad wykonawcami przeprowadzającymi remont lub modernizację;  
26. zabezpieczenie potrzeb w zakresie ochrony budynku Urzędu przed pożarem oraz innym uszkodzeniem lub zniszczeniem w tym: oznaczenie dróg ewakuacyjnych oraz zapewnienie ich drożności, organizowanie próbnych ewakuacji,  współpraca z właściwymi służbami w zakresie ewakuacji;
27. zapewnienie porządku i czystości w budynku Urzędu, a także na terenach przyległych;  
28. przygotowywanie dokumentacji w zakresie należnych pracownikom ekwiwalentów za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz pranie odzieży własnej;  
29. zabezpieczenie ciągłości ubezpieczenia Miasta oraz jednostek organizacyjnych w zakresie:  ubezpieczenia majątku,  ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, ubezpieczeń komunikacyjnych, ubezpieczenia na życie strażaków Ochotniczej Straży Pożarnej i Ochotniczej Straży Pożarnej Ratownictwo Wodne;
30. zapewnienie bieżącej obsługi prawnej Urzędu poprzez zawarcie umowy z zewnętrzną kancelarią;  
31. obsługa kancelaryjno-biurowa Komisji i Rady;  
32. przygotowywanie materiałów na posiedzenia Komisji i sesje Rady;
33. kompletowanie dokumentacji z prac Komisji i Rady;  
34. opracowywanie projektów planów pracy Komisji;  
35. zapewnienie kompleksowej obsługi radnych w zakresie sprawowania mandatu radnego;
36. kompletowanie i koordynowanie opracowywania informacji, ocen, analiz i innych materiałów dla potrzeb Rady;
37. opracowywanie i aktualizacja Statutu Miasta oraz statutów jednostek pomocniczych (Zarządów Osiedli);  
38. realizacja zadań związanych z wyborami do organów samorządu mieszkańców (Zarządów Osiedli);  
39. przygotowanie dokumentacji związanej z wypłatami diet oraz zwrotem kosztów delegacji służbowych radnych i przewodniczących Zarządów Osiedli;
40. współpraca z Zarządami Osiedli, w tym: opracowanie dla potrzeb Rady niezbędnych materiałów i informacji dotyczących działalności Zarządów Osiedli;  
41. realizacja zadań związanych z wyborami ławników do Sądu Rejonowego w Nowym Dworze Mazowieckim, Sądu Okręgowego Warszawa-Praga w Warszawie, Sądu Rejonowego dla Warszawy Pragi-Północ do orzekania z zakresu prawa pracy i ubezpieczeń społecznych–zgodnie z zapotrzebowaniem zgłaszanym przez sądy;  
42. przekazywanie do publicznej wiadomości informacji, zawiadomień, obwieszczeń itp. pochodzących od innych organów;  
43. realizacja zadań związanych z wyborami do Sejmu, Senatu, Parlamentu Europejskiego, na Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, Burmistrza, Rady Gminy, Rady Powiatu i Sejmiku Województwa oraz referendum i konsultacji społecznych w zakresie:  prawidłowego wyposażenia lokali wyborczych, w tym w środki łączności,  wyposażenia w materiały biurowe Komisji wyborczych,  rozliczenia finansowe procesu wyborczego.